Založenie súboru pre nové obdobie.
Po krátkej prestávke, dnes spravíme menší skok. Keďže termín pre vypracovanie vyúčtovania nákladov na bývanie je už za nami, v dnešnej časti sa budeme prednostne venovať návodu ako vytvoriť súbor s databázou pre nové obdobie tak, aby sa preniesli všetky potrebné údaje bez nutnosti ich znovu zadať. K popisu funkcií sprievodcu vyúčtovaním sa vrátime v ďalších dieloch.
Na prechod do nového obdobia je v programe SVB Správca pripravená pomôcka, ktorá exportuje všetky potrebné údaje do nového súboru a súčasne upraví automaticky rok platnosti súboru, pre nové obdobie. Export údajov je možné nastaviť čiastočne podľa vlastných požiadaviek.
Ako prvé je potrebné spomenúť, kde sa uvedená pomôcka nachádza. Možnosti máme dve:
- cez menu: Súbor->Export->Export celej databázy (nové obdobie)
- nástrojová lišta: kliknutím na nasledujúce tlačidlo
Bez možnosti zmeny sa prenesú všetky registračné údaje o vlastníkoch, údaje o spoločenstve (názov, adresa), alebo ak ste používali evidenciu vody cez denník meračov tak aj posledný stav odpisu vody.
Voliteľná možnosť je export platieb, ktoré síce boli zadané v pôvodnom súbore ale sú s dátumom patriacim už pre ďalšie obdobie, alebo najčastejšie je to prípad prenosu 13-tej preddavkovej platby. Aby sa táto platba správne preniesla a použila v novom súbore, mala by byť zapísaná v poslednom mesiaci (december) s textom identifikujúcim trinástu platbu, štandardne je to text "13-ta platba". Platba sa prenesie do nového obdobia s dátumom 1.1, napríklad pre rok 2007 ako 1.1.2007 a text sa zmení na text platby podľa predpisu.
Export predpisu záloh je možné čiastočne ovplyvniť a to výberom možnosti, či požadujete aby sa exportoval posledný platný predpis s pôvodným dátumom alebo aby sa dátum prepísal na 1.1. pre nové obdobie. Pre rok 2007 by sa dátum predpisov zmenil na 1.1.2007. Od každého vlastníka sa použije predpis s najvyšším dátum, teda aktuálne platný.
Export tabuľky konštánt predpisu je síce možné vypnúť, ale v prípade ak ku 1.1. používate pôvodné predpisy a tieto predpisy používajú prepojenia na tabuľku konštánt, je potrebné nechať túto voľbu zaškrtnutú. V opačnom prípade sa všetky prepojené položky predpisu nastavia na zálohu s hodnotou 0 Sk. Len v prípade ak k 1.1. budete vypracovávať úplne nové predpisy a kompletne zadávať aj nové konštanty je takto možné rýchlo pôvodné zmazať a nepoužívať ďalej.
Do každého predpisu a vyúčtovanie je možné pridať pätu stránky (krátky text, číslo stránky a pod.) Ak chcete preniesť nastavenia päty tak položku nechajte zaškrtnutú.
Posledná ponúkaná možnosť, je preniesť vypracované vyúčtovanie do nového obdobia. Štandardne je táto možnosť vypnutá, lebo sa predpokladá, že export pre nové obdobie sa bude robiť začiatkom roka, keď je ešte málo pravdepodobné, že bude vyúčtovanie vypracované. pokiaľ ale robíte export neskôr, až po vypracovaní vyúčtovania, tak je zaškrtnutím tejto voľby možné preniesť vyúčtovania do nového obdobia, kde budú použité pre výpočet záloh do predpisu, na registráciu zaplatenia nedoplatku, prípadne vrátenie preplatku a pod. Vyúčtovanie je možné samozrejme importovať aj dodatočne ako bolo popísané v článku Import údajov predpisu záloh a vyúčtovania
Na záver je ešte potrebné zadať kam sa má súbor po exporte uložiť a kliknutím na tlačidlo "Exportovať" sa údaje prenesú do nového súboru.
